IT.no er en strategisk IT-partner som hjelper virksomheter å bruke teknologi smartere. Vi leverer blant annet IT-drift, Microsoft 365, sikkerhet, sky-tjenester og skreddersydde AI-agenter, med fokus på løsninger som forenkler hverdagen, effektiviserer arbeidsprosesser og skaper rom for vekst.
IT skal være et verktøy som skaper muligheter.
Personalet i Rødbysetra Aktivitetssenter trengte bedre faglig støtte i krevende situasjoner. Det tok lang tid å finne dokumentasjonen og viktig fagstoff lå spredt i flere systemer.
Dette gjorde det vanskelig å ta gode beslutninger på kort tid.
IT.no bygde en spesialisert AI agent som lever i Rødbysetras egen Microsoft tenant og som er trent på deres fagressurser, rutiner og lovverk.
Personalet kan fokusere på det de er best på. Agenten assisterer på
Halvårsrapporter genereres på minutter, hendelser struktureres automatisk, faglig refleksjon er tilgjengelig hele døgnet i Teams, egne hendelser vises på sekunder, og man finner raskt informasjon.
Om IT.no
IT.no er en strategisk IT-partner som hjelper virksomheter med å bruke teknologi smartere. Vi leverer IT-drift, Microsoft 365, sikkerhet, sky-tjenester og AI, med fokus på løsninger som forenkler hverdagen, effektiviserer arbeidsprosesser og skaper rom for vekst.
IT skal være et verktøy som skaper muligheter.
Utfordringen
Personalet trengte bedre faglig støtte i krevende situasjoner, dokumentasjonen tok mye tid og viktig fagstoff lå spredt i flere systemer.
Dette gjorde det vanskelig å finne riktig informasjon raskt og ta gode beslutninger.
Løsningen
IT.no bygde en spesialisert AI agent som lever i Rødbysetras egen Microsoft tenant og som er trent på deres fagressurser, rutiner og lovverk.
Resultatet
Halvårsrapporter genereres på minutter, hendelser struktureres automatisk, faglig refleksjon er tilgjengelig hele døgnet i Teams, egne hendelser vises på sekunder, og finner informasjon raskt.
- Faglig refleksjon i krevende situasjoner
- Tidkrevende dokumentasjon
- Kunnskap spredd i forskjellige systemer
Faglig refleksjon i krevende situasjoner
Når en ansatt står midt i en vanskelig situasjon, er det ikke alltid tid eller mulighet for å ringe en kollega. Likevel er det avgjørende å reflektere rundt etikk, lovverk og fag før beslutninger tas.
Tidkrevende dokumentasjon
Hendelseslogging, ukerapporter og halvårsrapporter tok mye tid. Halvårsrapporter, som er obligatoriske og som leveres til foresatte og samarbeidspartnere, kunne ta en erfaren ansatt flere timer å skrive. Strukturen og kvaliteten varierte fra rapport til rapport.
Spredd kunnskap
Fagstoff, lovverk og rutiner lå spredt over flere systemer og dokumenter. Det var vanskelig for personalet å raskt finne riktig informasjon i en travel hverdag.
Rødbysetra Aktivitetssenter er en alternativ læringsarena og døgnbolig for sårbare barn og unge med nevroutviklingsforstyrrelser. Personalet jobber i komplekse situasjoner som krever faglig refleksjon, etisk vurdering og praktisk handling.
Daglig leder Øyvind Røed Jensen ønsket å undersøke om AI kunne avlaste personalet, uten å erstatte den faglige vurderingen som er kjernen i arbeidet.
Rask tilgang
til kunnskap. Lovverk, rutiner og fagstoff finnes med ett spørsmål, ikke i mange systemer.
Økt effektivitet
for teamet. Mindre tid på dokumentasjon, mer tid til relasjonsarbeid og faglig oppfølging.
Bedre
beslutningsgrunnlag. Perioderapporter gir oversikt over mønstre, kategorier og alvorlighet.
Tryggere
faglige beslutninger. Ansatte får faglig støtte i krevende situasjoner, direkte i Teams.
IT.no bygde en spesialisert AI‑agent som lever i Rødbysetras egen Microsoft‑tenant og er trent på deres fagressurser, rutiner og lovverk. Dette er en faglig kollega og ikke en chatbot.
Faglig refleksjon og veiledning
Ansatte kan stille faglige spørsmål om rutiner, regelverk og etiske dilemmaer. Agenten svarer som en rolig kollega, henviser til kilder i Rødbysetras kunnskapsbase og hjelper den ansatte å reflektere før beslutninger tas. Den gir aldri fasit, mennesket har alltid siste ord.
Når noe skjer, guider agenten gjennom syv steg: enhet, avdeling, kategori, beskrivelse, tidspunkt, tiltak og kollegastøtte. Alvorlighet beregnes automatisk. Hendelsen registreres i Dataverse, og en redigerbar rapport genereres umiddelbart.
Ansatte kan be om oversikt over hendelser de selv har registrert, filtrert på dag, uke eller måned. Listen vises direkte i Teams med ikoner og fargekoder.
Personalet velger tjenestemottaker, halvår og år. Agenten henter ukesrapporter, tiltaksplan og andre fagressurser fra SharePoint ved hjelp av Azure app “Microsoft Document intelligence”, og lager en strukturert halvårsrapport. Rapporten er fullt redigerbar og leveres med markører for hvor manuell utfylling fortsatt trengs.
Agenten kan også generere periode rapporter som analyserer hendelser per enhet i en valgt periode. Det gir ledelsen oversikt over mønstre, kategorier og alvorlighetsfordeling.
Agenten husker brukerens rolle og avdeling mellom samtaler, hilser med fornavn og tilpasser tone og henvisninger. Brukeren kan når som helst be agenten om å glemme alt den har lagret. All hukommelse er knyttet til brukerens identitet og forlater aldri Rødbysetras tenant.
- Personalet rapporterer at de føler seg tryggere i refleksjon før vanskelige beslutninger
- Mer ensartet kvalitet og struktur på rapporter
- Mindre tidsbruk på dokumentasjon, mer tid til relasjonsarbeid
- Lavere terskel for å konsultere fagstoff og lovverk
IT.no og Kenneth bygde en fagstøtte agent for oss til internbruk.
Prosjektet ble videreutviklet fra en intern ide og forsøk på å lage en selv, men Kenneths kunnskap om flyter, koblinger og oppsett løftet prosjektet til nye høyder.
Kenneth har utviklet en støttekollega til våre ansatte og som sparer mye tid og ressurser i hverdagen. Kenneth er kunnskapsrik og effektiv i sitt arbeid og kan anbefales på det varmeste, vi gleder oss til å løfte agenten videre i de neste fasene!
Rødbysetra prosjektet bekrefter at AI blir nyttig når den er spesialisert, eid av kunden, og integrert i hverdagens verktøy. Vi bygger faglige kolleger som forstår bransjen, snakker fagspråket, og lar fagfolkene selv ha siste ord. Agenten tilpasses din bedrift slik at dine ansatte kan fokusere på det de er best på.
Ble du nysgjerrig?
Fyll inn kontaktskjemaet, eller ta kontakt med oss:
TELEFON
22 53 53 33
E-POST
salg@it.no